Fahrtenbuch-Vorlage: Diese Spalten braucht sie – mit Muster-Einträgen
Eine Fahrtenbuch-Vorlage braucht je Fahrt Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck und den aufgesuchten Geschäftspartner, bei Umwegen auch die Route. Privatfahrten und der Weg zur Arbeit kommen mit Datum, Kilometern und einem Vermerk aus.
Entscheidend ist nicht das Formular, sondern die Form: gebunden oder technisch gesperrt, zeitnah geführt und lückenlos. Lose Blätter und Excel-Dateien erfüllen das nicht.
Welche Spalten braucht die Vorlage?
Acht Spalten decken alle Fahrtarten ab. Nicht jede muss bei jeder Fahrt gefüllt sein – bei Privatfahrten bleiben Ziel, Zweck und Geschäftspartner leer.
Die Vorgaben stehen nicht im Gesetz, sondern im BMF-Schreiben vom 3. März 2022 und in der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Daraus ergibt sich diese Spaltenliste:
| Spalte | Dienstfahrt | Privatfahrt | Arbeitsweg |
|---|---|---|---|
| Datum | Pflicht | Pflicht | Pflicht |
| Kilometerstand Beginn | Pflicht | Pflicht | Pflicht |
| Kilometerstand Ende | Pflicht | Pflicht | Pflicht |
| Gefahrene Kilometer | empfohlen | Pflicht | Pflicht |
| Reiseziel | Pflicht | – | – |
| Reiseroute | nur bei Umwegen | – | – |
| Reisezweck | Pflicht | Vermerk „privat“ | Vermerk „Arbeitsweg“ |
| Aufgesuchter Geschäftspartner | Pflicht | – | – |
Uhrzeiten verlangt das BMF-Schreiben nicht. Sie helfen aber, mehrere Fahrten am selben Tag auseinanderzuhalten, und machen das Fahrtenbuch für einen Prüfer leichter nachvollziehbar.
Muster: so sehen richtige Einträge aus
Vier Zeilen, die zeigen, worauf es ankommt: lückenlose Kilometerstände und ein Ziel, das sich prüfen lässt.
| Datum | km Beginn | km Ende | Ziel | Route | Zweck | Geschäftspartner |
|---|---|---|---|---|
| 05.10. | 42.310 | 42.378 | Dortmund, Beispielring 21 | Projektbesprechung | Muster & Kollegen GmbH |
| 05.10. | 42.378 | 42.391 | – | privat |
| 06.10. | 42.391 | 42.405 | – | Arbeitsweg |
| 07.10. | 42.405 | 42.522 | Bielefeld, Hafenstraße 4 | über Gütersloh (Stau A2) | Montage | Beispiel Druckhaus KG |
Der Endstand jeder Zeile ist der Anfangsstand der nächsten. Genau diesen Anschluss prüft ein Betriebsprüfer zuerst – und genau dort entstehen die meisten Fehler. In der letzten Zeile ist der Umweg begründet; ohne diese Angabe passen die 117 Kilometer nicht zur direkten Strecke.
Was oben auf jede Seite gehört
Das Fahrzeug muss eindeutig erkennbar sein – sonst lässt sich das Fahrtenbuch keinem Wagen zuordnen.
- Kennzeichen und Fahrzeugtyp
- bei mehreren Fahrern: wer jeweils gefahren ist
- Kilometerstand zum Jahresbeginn und zum Jahresende
- Seitenzahl – fortlaufend, damit keine Seite unbemerkt fehlen kann
Für jedes Fahrzeug wird ein eigenes Fahrtenbuch geführt. Wer zwei Dienstwagen nutzt, braucht zwei.
Papier, Excel oder App?
Papier in gebundener Form und eine passende App sind zulässig, eine Tabellenkalkulation nicht. Der Unterschied liegt darin, ob sich Einträge unbemerkt ändern lassen.
| Form | Anerkannt? | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Gebundenes Heft | Ja | Fortlaufende Seiten, Korrekturen durchgestrichen statt überschrieben, Eintrag direkt nach der Fahrt |
| Ausgedruckte Vorlage, lose Blätter | Nein | Lose Notizzettel sind schon begrifflich kein Fahrtenbuch (BFH VI R 27/05) |
| Excel oder Word | Nein | Änderungen bleiben unsichtbar; auch der Ausdruck hilft nicht (BFH VI R 64/04) |
| Fahrtenbuch-App | Ja, wenn … | Änderungen technisch gesperrt oder im Export sichtbar protokolliert (BFH VI B 37/23) |
Wer eine Vorlage aus dem Internet ausdruckt, sollte sie deshalb binden lassen, bevor der erste Eintrag drinsteht. Mehr zu den Bedingungen für Apps steht auf der Seite Elektronisches Fahrtenbuch.
Typische Fehler in Vorlagen
Die meisten Vorlagen sind nicht falsch, sondern unvollständig – meist fehlt die Spalte für den Geschäftspartner.
- Nur „Ziel“ statt Ziel und Geschäftspartner. Ein Straßenname genügt nicht; der BFH verlangt Angaben, mit denen sich die Fahrt nachprüfen lässt (VI R 33/10).
- Keine Spalte für Umwege. Ohne Begründung fallen Abweichungen von der direkten Strecke auf.
- Nur gefahrene Kilometer, keine Stände. Ohne Anfangs- und Endstand lässt sich nicht prüfen, ob Fahrten fehlen.
- Sammelzeilen. „Kundenbesuche Woche 41, 380 km“ ersetzt keine Einzelfahrten. Erleichterungen gibt es nur für bestimmte Berufsgruppen (BMF-Schreiben vom 3.3.2022, Rn. 30).
Häufige Fragen
Reicht eine Excel-Vorlage als Fahrtenbuch?
Nein. In einer Tabellenkalkulation lassen sich Einträge nachträglich ändern, ohne dass es sichtbar wird. Der Bundesfinanzhof hat eine solche Datei deshalb nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anerkannt – auch nicht als Ausdruck (BFH VI R 64/04).
Kann ich eine Vorlage ausdrucken und von Hand ausfüllen?
Ja, wenn die Blätter vor dem ersten Eintrag gebunden sind und fortlaufend nummeriert werden. Lose Blätter sind nach der Rechtsprechung kein Fahrtenbuch, weil sich einzelne Seiten austauschen lassen.
Muss ich Uhrzeiten eintragen?
Nein, das BMF-Schreiben verlangt sie nicht. Sie sind aber hilfreich, wenn am selben Tag mehrere Fahrten anfallen, und machen das Fahrtenbuch leichter prüfbar.
Was trage ich bei einer Privatfahrt ein?
Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende und den Vermerk „privat“. Ziel, Zweck und Geschäftspartner musst du bei Privatfahrten nicht angeben.
Brauche ich für jedes Auto eine eigene Vorlage?
Ja. Ein Fahrtenbuch wird je Fahrzeug geführt, damit sich die Kilometerstände lückenlos aneinanderreihen lassen.
Weiterlesen
Die Vorlage füllt strecka selbst: Datum, Kilometer, Start und Ziel kommen automatisch, den Geschäftspartner wählst du mit einem Tipp.
App ladenPreise ansehenDieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Er gibt den Stand vom 22. Oktober 2026 wieder.